Gastouderbureau de 4 blokken: Veiligheid en betrouwbaarheid

Urenregistratiesysteem

In het urenregistratiesysteem kunt u als gastouder de uren registreren, geregistreerde gegevens inzien, facturen opvragen en de door mij gedeelde bestanden Downloaden. Bij de gedownloade bestanden treft u ook alle documenten aan die noodzakelijk zijn voor de GGD.

Iedere gastouder waarmee ik een actief contract heb ontvangt inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord). Met deze inloggegevens krijgt u toegang tot het urenregistratiesysteem. Wilt u naar het urenregistratiesysteem? Klik dan hier.

Na inloggen krijgt u een korte handleiding.

Nieuwe urenregistratie
Het registreren van de uren is eenvoudig. Ga naar Mijn Uren, en klik op Nieuwe urenregistratie. Selecteer het kind waar u een registratie voor wilt toevoegen, en kies een periode. Na het opslaan ziet u een kalender van de gekozen periode. Vul de uren in bij de juiste dagen, en vergeet daarna niet onderin op Opslaan te klikken. Ter verduidelijking kunt u een opmerking toevoegen aan een registratie. U kunt de urenregistratie opnieuw openen en aanpassen vanuit het overzicht, door op het potloodje te klikken. Dit kunt u net zolang doen totdat u de uren hebt verzonden.

Urenregistratie verzenden
Wanneer u als gastouder alle uren heeft ingevuld, dient de urenregistratie verzonden te worden. Klik op het pijltje om de registratie voor akkoord naar de vraagouder te verzenden. Als u dit heeft gedaan, kan de urenregistratie niet meer bewerkt worden. De vraagouder krijgt een e-mail met het verzoek om de ingediende uren te accorderen. Mocht de vraagouder de uren afkeuren, dan krijgt u daar bericht van, met een toelichting van de vraagouder.

Wanneer de vraagouder de uren goedkeurt, wordt e
r een factuur gemaakt en door het gastouderbureau naar de vraagouder verzonden. De vraagouder dient ingediende urenregistraties binnen uiterlijk twee dagen te accorderen. Wanneer er niet binnen deze termijn wordt gereageerd, zal de registratie automatisch goedgekeurd en gefactureerd worden.

O-urenregistratie
Ook als u in een periode geen opvang heeft verleend voor een kind waar u wel een lopende oppasovereenkomst mee heeft (te zien bij Mijn Gegevens ), dient u als gastouder een registratie in te dienen. Deze registratie mag helemaal leeg zijn, maar dient wel verzonden te worden naar de vraagouder, zodat ik als gastouderbureau weet dat er geen uren zijn afgenomen.

Sjablonen
Wanneer u als gastouder een kind op vaste dagen verzorgt, kan de gastouder zelf voor dat kind  een sjabloon aanmaken, waarin u de vaste opvangdagen invult. Als u dan een nieuwe urenregistratie heeft aangemaakt, kunt u aan de linkerkant het sjabloon selecteren. De uren uit het sjabloon worden dan automatisch ingevuld. Hierna kunnen de uren nog worden aangepast. U vindt de optie om sjablonen toe te voegen onder Mijn Uren.

Inzage betaalstatus vraagouderfactuur
U hebt via urenregistratie inzage in de betaalstatus van de vraagouderfactuur. Zo kan de gastouder zien of de vraagouder een factuur al heeft betaald en, zo ja, wanneer dit is gebeurd.

Aanpassen kindbezetting
U kunt aangeven op welke dagen u kinderen verzorgen. U kan ook kinderen van andere bureaus toevoegen, zodat het totaalbeeld kloppend gemaakt kan worden. Omdat de bezetting per dagdeel wordt aangegeven, kan er soms een vertekend beeld optreden (het kan zijn dat een kind voorschools komt, en dat er om 10:00 uur een ander kindje wordt gebracht). Het is dan ook vooral bedoeld voor een redelijke indruk van de bezetting.

Het aanpassen van de bezetting kan via de pagina Mijn Gegevens.

Aletta Kuiper
Gastouderbureau De 4 Blokken